Erfahrung dokumentieren: Projektmanagement-Handbuch für größere Events
Die European Broadcasting Union (EBU) veranstaltet vielfältige Events, um ihrer Aufgabe gerecht zu werden. Formate wie Women Executives in Media, EBU Digital Media Days oder Digital Radio Week dienen der Weiterbildung und Vernetzung der Mitglieder. Gerade bei wiederkommenden Veranstaltungen ist eine Anleitung zur Durchführung hilfreich. Die EBU beauftragte FLYING EYE daher damit, ein Handbuch für das Projektmanagement zu erstellen.
Wir sammelten alle vorhandenen Dokumente, Vorlagen und jeweiligen Versionen zu jedem Thema des Handbuchs. Daraus leiteten wir die notwendigen Arbeitspakete zur Prozessbeschreibung und zum Design von Templates ab. Im Anschluss gestalteten, beschrieben und diskutierten wir die Prozesse nicht nur intern, sondern auch mit allen anderen beteiligten Rollen. Bei der Verabschiedung des Projektmanagement-Manuals war der Kontakt mit den beteiligten Mitarbeitern essenziell. Nachdem wir uns auf eine gemeinsame Version geeinigt hatten, unterstützen wir mit Schulungen den Einsatz des neuen Handbuchs.
Innerhalb kurzer Zeit machten wir eine erste Version des Projektmanagement-Handbuchs verfügbar. Es liegt nun eine Werkzeugbox für die Projektleiter bereit, die zudem Rollen und Prozesse für alle beteiligten Abteilungen klärt.
Ansprechpartner: Thomas Holzmann